De zon schijnt, de temperatuur loopt op, en het liefst zou je met een koud drankje op een ligstoel zitten. Maar de agenda zegt: vergadering. Hoe zorg je ervoor dat je ook op warme dagen fris, scherp en effectief vergadert? We zetten 7 tips op een rij voor stijlvolle zomerse meetings – én tippen meteen een vergaderlocatie aan zee waar je vergadert met je voeten in het zand en die een instant vakantiegevoel oproept.
✅ 1. Kies de juiste locatie (bij voorkeur aan zee of aan het water!)
De eerste en belangrijkste tip: verplaats je vergadering naar een inspirerende, koele omgeving. Warme vergaderruimtes zonder ventilatie of airco zijn funest voor de concentratie. Een vergaderlocatie aan zee biedt een briesje, rust en ruimte. En zeg nou zelf: wie wordt er níét productiever met uitzicht op de golven?
✅ 2. Houd het kort (en krachtig)
Lange vergaderingen zijn zelden een goed idee – maar in de zomer helemaal niet. Plan korte sessies van maximaal 60 à 90 minuten en splits indien nodig op in blokken. Niemand functioneert optimaal bij 30 graden zonder pauze. Dus: to the point, goed voorbereid en strak gefaciliteerd.
Kort vergaderen = meer energie én meer tijd voor een ijsje achteraf.
✅ 3. Begin vroeg (of juist laat)
Vermijd het heetste moment van de dag (tussen 12:00 en 16:00 uur). Ochtendvergaderingen profiteren van frisse geesten en koelere temperaturen. Toch liever laat? Ga dan voor een late middagmeeting met aansluitende borrel – zomers, informeel en toch effectief.
✅ 4. Verplaats naar buiten
Is de locatie geschikt en het weer gunstig? Vergader dan buiten. In de schaduw van een boom, op een veranda of onder een parasol. Buitenlucht stimuleert creativiteit en ontspanning. Let wel op: vermijd fel zonlicht, wind en muggen. Zorg ook voor een goede geluidsopstelling, zeker als er meerdere deelnemers zijn.
✅ 5. Verwen de deelnemers
Water met munt en limoen, gekoelde handdoekjes, een luchtige lunchsalade of fruit op tafel – kleine zomerse details maken een wereld van verschil. Geef deelnemers het gevoel dat ze welkom zijn én mogen genieten van het seizoen.
Bonus: luchtige dresscode. Wie zich comfortabel voelt, denkt helderder.
✅ 6. Gebruik hybride opties slim
Te warm om te reizen? Laat deelnemers (deels) online aansluiten. Hybride vergaderen is intussen ingeburgerd en zorgt voor flexibiliteit. Zorg wel voor een goede techniek en duidelijke structuur, zodat online deelnemers net zo betrokken blijven als de mensen die wel aan de vergadertafel zitten.
Warmte = geen excuus om kwaliteit te laten zakken. Gedeeltelijk Hybride kan praktisch én effectief zijn.
✅ 7. Sluit zomers af
Rond de vergadering af met iets dat bij het seizoen past. Denk aan een korte wandeling door de duinen of over het stand of een afsluiter met zomerse mocktails. Zo blijft de energie hoog en is de kans groot dat mensen met een glimlach én inspiratie naar huis gaan.
Zomerse tip van Vergaderen-in-Stijl: Nederzandt, Noordwijk
Zoek je een vergaderlocatie waar de beach-vibe vanaf spat, dan is dit echt wat voor jou:
Strandpaviljoen Nederzandt – vergaderen in de duinen met een zomers tintje.
Met uitzicht op de zee en het strand, relaxed ingerichte ruimtes, moderne audiovisuele voorzieningen en een keuken die weet wat zomers genieten is, is dit dé plek voor een inspirerende meeting aan het strand. En na afloop? Met je feestelijke mockail in je hand, voeten in het zand en lekker genieten van een BBQ in de avondzon.
📍 Locatie: Noordwijk
💡 Perfect voor: vergaderingen, teamdagen, strategiesessies, bedrijfsfeest
🍹 Extra: afsluitende strandborrel, barbecue of teambuildingsactiviteit op het strand
Tot slot
Vergaderen in de zomer hoeft geen straf te zijn. Met de juiste locatie, slimme planning en zomerse flair maak je er juist een moment van dat inspireert én verbindt. Dus zet je zonnebril op en kies voor vergaderen in stijl – aan zee of aan het water, met uitzicht op frisse ideeën.
☀️ Op zoek naar meer zomerse vergaderlocaties voor warme dagen? Bekijk snel wat we te bieden hebben en klik hier
